Obáváte se chaosu v dokumentaci po odchodu zaměstnanců, kteří vám spravovali majetek?

Obáváte se pokut za propadlé revize, nevyplacení pojistných událostí pro nedodržení zákonných povinností, nečekaných výdajů a investic do majetku, chaosu v dokumentaci po odchodu zaměstnanců, kteří vám spravovali majetek? Společnost EASY FM má řešení: informační systém pro správu majetku – software KLID.

O tom, aby podniky, úřady či jiné organizace měly správu svého majetku, šněrovanou dalšími a dalšími novelami a normativy, pod kontrolou a mohly se věnovat tomu, k čemu byly zřízeny, jsem si přišel povídat s jednatelem společnosti EASY FM Ing. Ondřejem Antošem.
Pane inženýre, když jsem v prosinci 1999 dělal rozhovor s někdejším viceprezidentem Microsoftu Corpopration pro Evropu Janem Mühlfeitem, prohlásil, že „informační technologie vytváří hřiště a předepisuje pravidla pro příští tisíciletí“. Ono příští tisíciletí je už jednadvacátým rokem skutečností a vy autorem unikátního softwaru KLID, který podnikům, úřadům a dalším institucím hlídá procesy v oblasti správy jejich majetku. 
Snažili jsme se nastavit systém tam, kde se to do té doby nedařilo, a hledali podpůrné prostředky. Rozhodli jsme se využít informační technologie, které už opravdu dokážou zázraky pro to, aby byl systém schopný zvládat oblast, kde je obrovské množství povinností, odpovědnosti, měnící se legislativy, zapojení lidských zdrojů a dodavatelů a kde jde v případě chybování zpravidla o velké finanční ztráty. Zkrátka nastolit klid ve správě majetku, aby odpovědní lidé nemuseli mít obavu, že budou pykat za to, že něco opomenou. To nás inspirovalo nazvat náš software KLID. Podnikatel nebo management, když chce dosáhnout nějakého cíle, tak k tomu potřebuje procesy, lidi, budovy, technologie, licence atd., a samozřejmě mít to pod kontrolou. A o to se mu software KLID stará.

Co pojistné události, jako například požár sazí v komíně, který se rozšíří na celou budovu?
Takové věci se bohužel stávají. A ještě horší dopad mají, pokud se zjistí, že jejich provozovatel neměl v pořádku legislativou stanovené náležitosti. Pokud by v tomto případě nenechal provést povinnou kontrolu spalinových cest, pojišťovny mu zkrátí pojistné plnění, a ještě zaplatí pokutu. Nejhorší situace nastává při ublížení na zdraví, nebo dokonce úmrtí, z nichž vyplývá trestní zodpovědnost statutára a vedoucích pracovníků. Software KLID tak v oblasti správy majetku chrání i před trestní odpovědností. Ve vámi zmíněném případě že se nestane, aby nebyla včas provedena kontrola komínu. 

Takže se po zavedení vašeho software může stát, že jeho uživatel zjistí, co všechno opomíjel?
Bývá tomu tak. Většina klientů, když u nich provádíme analýzu, co všechno by měli dělat, má minimálně dvacet procent věcí špatně, nebo je nedělá vůbec. Legislativa – od bezpečnosti práce, požární ochrany, ochrany životního prostředí, hygieny, energetiky atd. – se totiž na něj valí ze všech stran. U jedné nadnárodní skupiny jsme například zjistili, že mají padesát procent všeho špatně. Ale ne proto, že chtěli šetřit, ale protože si mysleli, že to dělá někdo jiný. Sférou, v níž software KLID klientům výrazně eliminuje trable a šetří náklady, je zachování kontinuity. Například když jim odejde klíčový člověk – facility manažer – a rozpis činností odejde s ním. To pak bývá firma hodně ochromena. Její majitel či top management pak má velký problém, protože v této značně specifické, dalšími a dalšími normativy „obohacované“ oblasti se lze jen těžko orientovat. A pokud se mu na facility management podaří přijmout nového zaměstnance, může se stát, že než ten se zorientuje, bude v oblasti správy jeho firemního majetku tápat třeba i půl roku. A spoléhat se na externí dodavatele –revizáky apod., že se budou ozývat, protože je to pro ně byznys? To nelze. Zaučení nového facility manažera je drahé. Navíc je obrovská fluktuace. A když zaměstnavatel zjistí, že to nový zaměstnanec po půl roce zaučování chce zabalit, ztrácí velké peníze.

Software KLID tak nejen že minimalizuje rizika, že organizace něco prošvihne, ale zřejmě jejímu vedení i šetří čas.
Už proto, že pokud se bude jen pouhopouhé půlhodiny denně hrabat v nějakých šanonech, dohledávat potvrzení, čísla, kontakty, ztratí tím za kalendářní rok skoro celý měsíc pracovní doby. Další hrozbou jsou pokuty. Když přijde kontrolní orgán, většinou je to namátková kontrola a možná udělí nějakou malou pokutu. Když je ale problém, kontrola už není namátková. Pokud se stane vážná nehoda, prvně ji vyšetřuje policie, následuje inspekce, pak pojišťovna. Všichni všechno důkladně kontrolují a pokuty bývají obrovské. Firma ztrácí na pojistném plnění, což mohou být milionové částky. Pokuty hrozí v řádu stovek tisíců až milionů korun. Pak už hovoříme o ohromných výdajích, jež by firma neměla, pokud by ji hlídal software KLID, který je prvé řadě o prevenci. O tom, že se klient vyvaruje těchto neblahých důsledků.

Jak software KLID pokrývá poptávku, co se týče velikosti firem?
Aplikujeme jej od malých firem s několika zaměstnanci po velké nadnárodní společnosti. Je vhodný pro téměř jakoukoli organizaci a lze se k němu připojit odkudkoli, třeba i přes telefon. Takže našimi klienty je nejen celá velikostní škála obchodních společností, od malých s pár lidmi až po firmy s mnoha tisíci zaměstnanci, ale i instituce státní správy, církve, zkrátka kdokoli, kdo hospodaří s majetkem. Vhodnost softwaru KLID je takřka univerzální. Je uživatelsky přívětivý a není drahý. Softwary typu Helios nebo SAP jsou nejen drahé, ale i náročné na kvalifikaci lidí, kteří s nimi mají pracovat. Mezi našimi klienty tak jsou i tací, kteří softwary typu SAP používají na výrobu a na vše ostatní náš software KLID, protože je levný a uživatelsky přívětivý, takže nemají problémy se změnami a s tím, nechat s ním pracovat nové zaměstnance. 


 
Co vás vedlo k vývoji tohoto softwaru?
To, co se odráží v jeho názvu: hledání klidu. Hledám klid pro sebe, svoji rodinu i pro kamarády a baví mě softwary. Od začátku své profesní kariéry působím jako poradce pro systémy řízení. To je hodně multidisciplinární obor. Při té příležitosti jsem se obeznámil s procesy ve stovkách firem. Od malých po ty největší. Dělal jsem projekty pro Českou poštu, pro vysoké školy, ministerstva a zároveň chystal systémy pro malé dopravní a výrobní podniky. Patnáct let jsem nastavoval systémy a dělal hlavně pro stát, kde člověk až tak moc na výsledek nedohlédne. Trochu jsem přitom ztrácel smysl své existence. Proto jsem hledal něco, čemu rozumím a co bude mít efekt, který brzy uvidím. Něco, co má smysl jak pro mě, tak pro klienty. Aby to byla opravdu užitečná záležitost. Něco, co může pomáhat nejen v České republice, ale i jinde ve světě. Software KLID stavíme tak, aby fungoval kdekoli, a expandujeme s ním do zahraničí. Zkrátka mi dává smysl, když klientovi pomohu uvolnit část jeho pracovní kapacity tím, že práci předá stroji – a má klid.

Kde mohou zájemci o software KLID získat reference?
V podstatě u kteréhokoli našeho klienta. Odkazujeme na ně na svém webu. Jejich reakce jsou pozitivní. Mě osobně zajímají hlavně jejich požadavky na další rozšíření a úpravy softwaru. Když jsme dělali poslední z pravidelných bezplatných školení pro jeho uživatele, opět jsme naplnili sál. Přes padesát oslovených majitelů a zaměstnanců firem si na nás udělalo čas.
S Ondřejem Antošem hovořil Jaromír Kainc.

www.easyfm.cz