Convention bureau je ve vyspělých ekonomikách vnímáno jako institut řízení a podpory rozvoje kongresové turistiky. Šíře aktivit a míra kompetencí convention bureau se v jednotlivých zemích liší. Jejich hlavním a společným posláním však je pomáhat získávání mezinárodních konferencí, kongresů, výstav a incentiv – motivačních vysokorozpočtových akcí firem, popř. nadnárodních korporací, jejichž program poskytuje širší prostor pro zábavu, relaxaci a upevňování vazeb uvnitř firemních týmů – pro místo, ve kterém se angažují.
Convention bureau je většinou zřizováno na regionální úrovni. Tam, kde se soustřeďuje ekonomický, geografický nebo historický potenciál s materiálně technickou infrastrukturou, jež je předpokladem pro realizaci služeb. Místo, popř. oblast, která splňuje tyto ukazatele, nazýváme kongresovou destinací. O zřizovateli convention bureau rozhodují principiálně geopolitické faktory a míra subsidiarity, kdy jednotky státní správy předávají rozhodovací a jednací úkony na jednotky nižší, tedy ministerstvo na kraje, městské a obecní úřady. Podle tohoto principu je funkce státu hlavně pomocná a vytváří podmínky pro nižší jednotky správy a společnosti rozhodovat o svých záležitostech místně a bezprostředně. Princip subsidiarity hraje významnou roli ve správní struktuře Evropské unie a její míra úzce souvisí s rozpočtovým určením daní, které je v daném státním celku uplatňováno. Platforma subsidiarity je rozhodující nejen pro determinaci zřizovatele convention bureau, ale pro určení instituce odpovědné za jeho chod. Při té příležitosti nutno připomenout, že „bureau“ (úřad, kancelář) není totéž co „asociace“ (spolek). Convention bureau je především exekutivním nástrojem pracujícím ve prospěch destinace, k čemuž má institucionální oporu, fungující aparát s kontrolními mechanismy a zajištěným rozpočtem. Články rozhodovacího procesu o přidělení kongresu, tzv. „meeting planners“, proto očekávají, že jejich hlavním partnerem při vyjednávání o pořádání akce budou zástupci města – hosting city. Proto jsou města ve většině případů zřizovateli convention bureau, coby svých příspěvkových organizací.
Ing. Petr Marhoul, jednatel CZECH-IN s.r.o.
www.e-vsudybyl.cz, článek: „Prague Convention Bureau, vize a realita“

Informace Českého statistického úřadu, 2010:

• Účastníků: 561 130
• Počet akcí: 4230

Studie skupiny odborníků na MICE:

• Průměrná útrata na účastníka: 6 200 CZK / osoba
• Více než 4500 pracovníků v MICE průmyslu

Statistické údaje ICCA, 2009:

• Průměrný počet účastníků akce: 636
• Počet asociačních akcí: 86
• Největší nárůst (14%) v r. 2009 v kategorii nejmenších mítinků, tj. 50–149 pax; významný nárůst (9%) v kategorii mítinků pro 2000–2999 pax
• Většina akcí konaných v Praze hostila 250–499 pax
• Délka mítinků kleslaz 4.3 dnů v r. 2000 na 3.8 dnů

Hlavní zdrojové destinace, odkud členové PCB získávají MICE klienty:

1. Velká Británie 23%
2. Německo 20%
3. USA 17%
4. Francie 9%
5. Benelux 8%
6. Itálie/Španělsko 6%
7. Rusko 2%
8. Jiné destinace 14%

Prague Convention Bureau v roce 2011

Lenka Žlebková

Bez incentiv, které profesionálním organizátorům kongresů poskytují konkurenční kongresové destinace, nemá Praha výraznou šanci uspět. Ze současného stavu na evropských trzích MICE je víc než zřejmé, že se tyto investice Vídni, Varšavě, Berlínu, Budapešti a dalším kongresovým destinacím, které už Prahu předstihly, mnohonásobně vrací zvýšením zahraničního inkasa a množstvím nově vytvořených pracovních míst. Prague Convention Bureau sice usilovně prezentuje Prahu a pracuje na kandidaturách, avšak když už se probojujeme do nejužšího výběrového finále dvou tří destinací, a zeptají se nás, jaké má Praha incentivní pobídky, a my nemáme co říci, je jasné, že Praze „ujíždí vlak“.

Posláním Prague Convention Bureau je posilovat povědomí o hlavním městě Praze coby kongresové a turistické destinaci, a tím podporovat její hospodářské zájmy. S generální ředitelkou Prague Convention Bureau paní Lenkou Žlebkovou se potkáváme 19. dubna 2011 nad připravovaným šestým vydáním letošního Všudybylu, jehož hlavním tématem je MICE.
Paní ředitelko, v jaké situaci se nachází kongresová turistika v Praze?
Praha patří mezi významné evropské kongresové destinace. Prague Convention Bureau usiluje o to, aby se v horizontu tří až pěti let dostala do první pětky evropských kongresových metropolí. Na toto téma aktivně komunikujeme s představiteli pražského magistrátu. Účastníme se pracovní skupiny připravující dlouhodobou strategii rozvoje cestovního ruchu na jejím území, a děláme vše pro to, aby se nám, spolu s dalšími zainteresovanými institucemi, k dané problematice podařilo zkoordinovat všechny aktivity a finanční prostředky.

Aby Praha uspěla ve stěžejních kandidaturách, tak to vyžaduje politickou podporu ze strany Magistrátu hl.m. Prahy a při získávání nejvýznamnějších kongresů i vládní intervenci. Jako když se usiluje o získání strategických zakázek pro české fabriky.
U mezinárodních summitů a globálních akcí je to samozřejmostí, a stejně tak by tomu mělo být i v případě získávání velkých MICE akcí, kdy Praha bojuje s velkou konkurencí dalších světových destinací. Prague Convention Bureau usiluje ve spolupráci se svými členy o kongresy v nejrůznějších oborech. K těm nejvýznamnějším zpravidla patří lékařské, farmaceutické a vědecké. Při jejich získávání je pro nás podpora pražského magistrátu, pana primátora a dalších veřejně činných osobností hodně důležitá. Stěžejní roli při tom sehrávají ambasadoři kongresů – světově renomovaní lékaři, vědci, profesoři apod. činní v mezinárodních odborných a oborových asociacích. Když pominu třešničku na dortu, a to incentivní pobídky (které, bohužel, v tuto chvíli Praze stále chybí), hlavně díky nim se daří MICE akce pro Prahu získávat.

Ve třetím vydání Všudybylu 2011 mám interview se špičkovým neurochirurgem prof. MUDr. Vladimírem Benešem, DrSc. (viz www.e-vsudybyl.cz , článek „Podívej, dodnes se mi netřesou ruce“). Česko má řadu takovýchto světově uznávaných kapacit, avšak naši obyvatelé o nich takřka neví, natož aby se média zabývala jejich úspěchy. Přesto jsou, jak jste zmínila, pro získávání prestižních kongresů pro Česko klíčoví.
V Prague Convention Bureau jsme právě pro takovéto osobnosti vytvořili „Ambasador program“, v jehož rámci s nimi navazujeme a upevňujeme kontakty. Loni jsme realizovali zahajovací ročník akce „Ambasador večer“, kde jsme některé ocenili za přínos pro kongresovou turistiku. Tedy za získání konkrétních kongresů pro Prahu, popř. za lobbing za některý z příštích. Naše členská základna si je vědoma klíčového významu těchto lidí. Bez jejich vlivu a úsilí by se významné kongresy do Prahy nedařilo získávat. Když jsme s „Ambasador programem“ začínali, byl zaměřen hlavně na vědeckou komunitu. Od letošního roku jsme jeho záběr rozšířili o korporátní segment. Zejména o firmy, které se zaměřují na aplikovaný výzkum a vývoj. Takže i tady v Praze se snažíme o expanzi do oblastí výzkumu, obdobně jako to má už díky CEITECu zařízeno Brno. Takové aktivity by hl.m. Praha měla rozhodně podporovat.

Země, kde je rozvinut domácí cestovní ruch, jsou ekonomicky stabilnější než ty, které spoléhají na incoming. Jak je to s vaší orientací na podporu domácích kongresových akcí?
Prague Convention Bureau je směrováno hlavně na propagaci Prahy jako kongresové destinace v zahraničí. V rámci spolupráce z Czech Convetion Bureau se snažíme rozvíjet spolupráci i v domácím cestovním ruchu. Jednou z takovýchto aktivit, které budeme letos v červnu realizovat, je workshop pro marketingové a eventové pracovníky firem, kteří mají na starosti zajišťování firemních mítinků. Chceme jim přiblížit kongresové a konferenční možnosti České republiky, čímž podáváme pomocnou ruku ostatním regionům České republiky. Ty si v rámci této akce mohou odprezentovat svou nabídku, aby si jejich potenciální klienti uvědomili, že kvalitní konferenční a kongresová infrastruktura, služby a atraktivní prostředí nejsou jen v Praze.

• www.pragueconvention.cz