Czech Convention Bureau

S manažerem Czech Convention Bureau Zdeňkem Giormani se potkáváme 25. června 2010.
Pane Giormani, marketingový mix convention bureaus běžně zahrnuje informační, poradenskou a konzultační činnost pro zájemce o pořádání MICE projektů včetně vypracování nezávislé projektové dokumentace s cenovým odhadem dle vzorového zadání. Pravidelnou aktivní účast na specializovaných vrcholných mezinárodních setkáních. Organizování seminářů a workshopů v tuzemsku za účasti subjektů MICE. Sběr a analýzu relevantních dat. Networking a lobbying, protože právo generovat zahraniční inkaso prostřednictvím meetings, incentives, congresses & exhibitions industry (MICE) hodně odvisí od schopnosti dané země,regionu či města dostat v rámci soupeření s konkurenčními zahraničními kongresovými destinacemi na své území co nejvíc lukrativních akcí. A právě k tomu, aby se tak stávalo, si kongresové destinace zřizují svá convention bureaus.
Czech Convention Bureau v rámci organizační struktury agentury CzechTourism funguje od 1. ledna 2010. Je členem mezinárodních odborných asociací, jako International Congress and Convention Association (ICC) či Meeting Professionals International (MPI). Podobně, jako je tomu u convention bureaus v zahraničí, hlavním posláním Czech Convention Bureau je koordinovat a podporovat rozvoj MICE v rámci celého území své působnosti, tj. celé České republiky. Zásadní důraz klademe na jednotnou propagaci Česka coby atraktivní MICE destinace a na efektivní koordinaci marketingových aktivit v tomto segmentu. A to jak vůči partnerům a potenciálním klientům v zahraničí, tak na domácím trhu. Propagace regionů a využití celého kongresového potenciálu, kterým Česká republika disponuje, je zásadním směrováním naší činnosti. Do projektu Czech Convention Bureau proto prostřednictvím regionálních convention bureaus vstupují kraje. V současné době je Czech Convention Bureau tvořeno pěti regionálními partnery z řad regionů Jižní Morava, Karlovarský kraj, Liberecký kraj, kraj Hlavní město Praha a Východní Morava. Nicméně Czech Convention Bureau je otevřená instituce, přičemž vstup do ní je otevřen všem regionům, městům či soukromým subjektům, které získají pověření kraje propagovat region na poli meetings, incentives, congresses & exhibitions industry. V této souvislosti bych pak rád podotknul, že od ledna příštího roku vstupuje do projektu Pardubický kraj, který pověřil propagací svého kraje Destinační společnost Východní Čechy. Kromě toho momentálně probíhají intenzivní jednání o vstupu do Czech Convention Bureau s kraji Jihočeským a Plzeňským, které projevily zájem vstoupit do projektu. Czech Convention Bureau funguje jako zastřešující organizace pro tzv. regionální kanceláře, tedy i pro ty, které mají zájem do tohoto projektu teprve vstoupit a disponují potenciálem pro realizace akcí MICE. Fungujeme na bázi partnerství. Každý region a jeho regionální convention bureau má vlastní procesy, s tím, že region či kraj tuto kancelář pověřuje hájit své zájmy. Coby zastřešující convention bureau nikoho neupřednostňujeme, ani konkrétní podnikatelské subjekty působící ve sféře MICE – professional congress organizers (PCO). Jde nám o jednotnou propagaci České republiky jako atraktivní konkurenceschopné kongresové destinace, v jejímž rámci mají všechny zúčastněné subjekty rovné šance.
Co se týče soukromé sféry, tedy podnikatelských subjektů, sice nemohou vstoupit přímo do Czech Convention Bureau, avšak mohou být členy regionálních convention bureaus a jejich prostřednictvím se podílet na chodu Czech Convention Bureau. Regionální convention bureaus mají členské základny, které jsou tvořeny zástupci hotelů, PCO, DMC a dalších společností podnikajících v meetings, incentives, congresses & exhibitions industry.
Czech Convention Bureau své služby poskytuje i v rámci České republiky. Především v oblasti vzdělávání a tréninku profesních dovedností. Realizujeme školení s cílem umožnit jejich účastníkům lépe se orientovat v oboru, získat další dovednosti a vědomosti a dozvědět se informace, které hýbou světem MICE industry. Rádi bychom podpořili nastavení standardů v MICE byznysu v rámci České republiky. Samozřejmě zajišťujeme služby výzkumu, trendů, konzultace a shromažďování informací včetně poskytování databáze nákupčích. Czech Convention Bureau klade velký důraz i na domácí trh, a to už proto, že domácí poptávka v některých regionech dosahuje, případně převyšuje 80 % celkového objemu realizací v MICE industry. Naší ambicí je vytvořit databázi domácích nákupčích, především pak z řad korporátní klientely, kterou chceme rovněž přesvědčit, že Česko je ideální místo pro uspořádání jejích akcí.

Kongresový delegát je pro ekonomiku navštívené země a místa přínosem. A je-li zahraniční, pak i významným zdrojem zahraničního inkasa. Přenocuje více nocí a většinou v dražších hotelích. Stravuje se v zařízeních vyšší cenové skupiny. Registračním poplatkem se podílí na úhradách pronájmu místa konání kongresu, doprovodných akcí, transferů, kongresové techniky atd. To má za následek jeho několikanásobně vyšší průměrnou útratu na hlavu a den oproti běžným turistům.
Dalším základním cílem činnosti Czech Convention Bureau je získávat či napomáhat organizátorům (PCO) získávat pro Českou republiku realizace kongresů a dalších MICE akcí. Tomuto záměru odpovídá náš marketingový plán, na jehož tvorbě se podílejí i partneři Czech Convention Bureau. Je hlavním nástrojem pro naplňování podstaty naší existence. Jsou v něm promítnuty klíčové zájmy České republiky a partnerů z regionů. Co se týče konkrétních forem propagace na poli meetings, incentives, congresses & exhibition industry, je postavena na principech jednotnosti, kooperace, komplexnosti a organizovanosti. V první řadě se jedná o propagační materiály, zejména o dva stěžejní katalogy, které jsou vydávány pod záštitou Czech Convention Bureau. První, kongresový, na více než sto čtyřiceti stránkách v anglické mutaci formou jednoduchých záznamů uvádí více než šest set kapacit ze všech regionů České republiky vhodných pro uskutečnění kongresů a konferencí s minimální kapacitou padesát míst. Dále pak abecední seznam více než dvou set organizátorů kongresů, konferencí a incentivních akcí a jejich dodavatelů. Katalog je členěn podle patnácti turistických regionů a je jak v tištěné podobě, tak na CD. Druhým tiskovým materiálem je tzv. Incentivní katalog, který Českou republiku představuje jako incentivní destinaci. Je zaměřen především na Destination Management Company. V internetovém prostředí Czech Convention Bureau a jeho partneři Českou republiku propagují pomocí webu www.czechconvention.com, a v rámci spolupráce s oběma weby agentury CzechTourism – www.czechtourism.com a www.czechtourism.cz. Co se týče pohybu ve virtuálním prostředí, Czech Convention Bureau využívá i sociální sítě, jejichž význam neustále roste. Jmenovitě se jedná o facebook a twitter.

Významným propagačním nástrojem, je účast na odborných veletrzích a workshopech, které jsou zaměřeny na segment MICE.
Zejména workshopy považujeme za jednu z nejefektivnějších forem, a to jak z časových a finančních důvodů, tak kvůli samotnému průběhu workshopu. Workshop se často odehrává během několika hodin. Jedná se tedy zpravidla o jednodenní záležitost. Ve spolupráci se zahraničními odděleními agentury CzechTourism předem oslovujeme nejvýznamnější MICE agentury, nákupčí, touroperáry, meeting planners a zástupce korporátní klientely, kteří se mají workshopu zúčastnit a osobně se setkat s českými potenciálními partnery.
Co se týče veletržních účastí České republiky a jejích subjektů na poli MICE, snažíme se omezovat fragmentaci prezentací a nabízet atraktivity a infrastrukturu MICE České republiky pod sjednocující corporate identity. Na veletrzích bychom tak rádi prezentovali všechny české regiony. Budování image Česka jako ideální MICE destinace je naší klíčovou úlohou. Velkou pozornost proto věnujeme i koordinaci fam a press tripů, stejně jako práci s médii, a to jak v Česku, tak mimo ně.

Důležitou roli v rámci procesu rozhodování o místě konání MICE událostí, zejména velkých kongresů, přesvědčování jejích zadavatelů, má politická reprezentace dané země, územně samosprávného celku či města. Její postoj často předznamenává konečné rozhodnutí, která kandidující destinace bude vybrána. Objednatelé MICE událostí proto očekávají společenskému a ekonomickému významu akce odpovídající přístup kandidátských míst a pozornost, která se zvyšuje s velikostí a prestiže projektu.
Ano, mezi stěžejními akcemi, které Czech Convention Bureau poskytuje a na něž je kladen velký důraz, jsou tzv. kampaně kandidatur, v nichž Czech Convention Bureau pomáhá získávat mezinárodní akce pro Českou republiku. Nemalým úkolem Czech Convention Bureau je proto aktivně působit na budoucí partnery s cílem vytvářet komparativně výhodnější nabídkový balík oproti konkurenci. V rámci výběrových řízení proto Českou republiku společně s představiteli státu, územně správních či komunálních samospráv představujeme jako přinejmenším rovnocenného soupeře.

• www.czechconvention.com